Fa vint anys, Erin O'Hara Meyer treballava com a secretària, escrivint el més ràpid possible per mantenir-se al dia amb un cap exigent que també li exigia que preparés el cafè del matí, que programés totes les seves cites i que es posés la roba a sec. netejadors.


Actualment, O'Hara Meyer és la presidenta d'Excel·lència Administrativa, una empresa de formació i consultoria a nivell nacional especialitzada en el desenvolupament personal i professional de professionals administratius. En un moment, tots els professionals administratius / de suport s’haurien anomenat secretaris i, fins i tot, els més experimentats se solien mantenir fora dels rols de lideratge. Però ara el panorama ha canviat i els professionals administratius experimentats poden convertir-se en administradors d’oficines, que s’encarreguen del que sigui necessari per mantenir l’empresa en marxa. Tot i que la descripció exacta del lloc de treball canvia amb cada ocupador, les funcions poden incloure la formació del personal en els darrers programes de programari, la realització d’entrevistes o la baixa dels empleats, l’equilibri del pressupost i la gestió de les obligacions de nòmina.

'Hem recorregut un llarg camí', diu O'Hara Meyer. 'I encara estem evolucionant, encara canviant, però a mesura que canvia el món corporatiu, també ho fan els rols i els deures'.

'Els gestors d'oficines sovint són la persona que més pot assistir a molts problemes, tant professionals com professionals', diu. 'No és estrany que un OM sigui conseller, supervisor, mentor, pare i Ann Landers. Els OM són un dels empleats més crítics i visibles, perquè la seva feina afecta gairebé tots els aspectes del negoci. Per tant, sovint determinen el to i la cultura de l’organització només amb els seus esforços ».

En els seus 25 anys d’activitat, Marni Hockenberg i Lissa Weimelt, propietaris de The Hiring Experts, també han vist l’evolució.


'El paper del gerent d'oficina ha canviat dràsticament', diu Hockenberg. 'Han quedat els dies de ser missatger i supervisor de tasques. El director d’oficina actual ha de pensar i actuar com un generador d’ingressos. Cal que un gerent d’oficina eficaç s’aligne fermament amb l’equip directiu, però que sigui accessible per escoltar les idees i suggeriments dels subordinats. Recollir informació, crear solucions, presentar i implementar plans d’acció són habilitats que un gerent d’oficina ha de demostrar constantment.

Habilitats requerides


Els administradors d’oficines tenen un paper integral en moltes empreses. Weimelt diu que els directius d'oficines han de 'pensar' per ser socis dels executius que lideren les empreses actuals.

'El valor del director d'oficina són les seves idees que permeten estalviar costos, augmentar els beneficis, ajudar els clients directament o motivar als empleats a augmentar els beneficis de l'empresa', diu.


Jim Lynch, director executiu de l'Associació de Gestors d'Oficines Professionals, afirma que els trets següents són claus per convertir-se en un gerent d'oficina amb èxit:

  • Domini dels programes tècnics actuals:Això inclou MS Word, Excel, Access, gestió web, etc. També és important entendre sistemes de telèfons sofisticats, centres i equips de còpia, programari de fax, còpies de seguretat d’ordinadors, telèfons mòbils i PDA.
  • Coneixement dels recursos humans:Això és particularment important en oficines més petites o emergents, on els responsables d’oficines han de mantenir-se al dia de les lleis, regulacions, seguretat i / o estipulacions del sector, i pot ser la primera parada del procés d’entrevistes per a molts empleats.
  • Habilitats de gestió de projectes:És necessària la capacitat de gestionar projectes especials, com ara el disseny d’oficines o mudances d’oficines. El director de l’oficina pot ser l’única persona que coneix tots els aspectes d’aquests projectes, cosa que li permet identificar estalvis de costos i minimitzar la interrupció per a altres treballadors.

Un gestor d'oficina amb qualsevol altre nom

Tot i que les funcions han evolucionat i les descripcions de llocs de treball han canviat, els títols varien molt per a aquests llocs, segons el tipus d’organització, diu Lynch.

'Les oficines petites i mitjanes que no són prou grans per tenir separats els recursos humans, la tecnologia de la informació i els departaments de contractació solen tenir algú responsable de la gestió d'oficines', diu Lynch. 'La gestió d'oficines és una àmplia classificació de llocs de treball i algunes oficines més petites poden dividir les funcions d'un gerent d'oficines entre nombrós personal administratiu. El títol de 'gerent d'oficina' no és uniforme d'una empresa a una altra. '


Els títols per a aquesta funció inclouen l’especialista en administració, el gerent de serveis administratius i el vicepresident d’operacions.

Més informació

Consulteu aquests llocs web per obtenir més informació sobre les carreres de gestor d’oficines:

Per obtenir més informació i consells per ajudar-vos a avançar en la vostra carrera administrativa, consulteu tots els nostres consells per a professionals administratius.