Els empresaris no estan obligats a crear i mantenir un fitxer de personal per a cada empleat. Tot i això, els documents relacionats amb els vostres empleats s’han d’emmagatzemar en algun lloc. La varietat de documents creats pot generar dubtes sobre si s’ha de col·locar un document específic al fitxer de personal d’un empleat.
Probablement sabreu que la informació mèdica s’ha d’emmagatzemar per separat en un fitxer confidencial i que els fitxers de personal probablement inclouran documents com ara sol·licituds de feina, avaluacions de rendiment i registres disciplinaris. Els registres relacionats sobre els quals no tingueu dubtes poden incloure notes preses durant l’entrevista de treball o documentació d’una investigació per donar suport a una acció disciplinària.
Notes de l’entrevista
Durantentrevistes de feina, probablement (o el responsable de contractació) prendreu notes sobre el candidat. Aquestes notes es poden prendre durant l’entrevista o es poden escriure immediatament després de l’entrevista per ampliar els pensaments anotats. Aquestes notes no han de figurar al fitxer de personal de l’empleat i s’han d’emmagatzemar per separat.
Les notes preses durant una entrevista poden incloure declaracions positives i negatives, i podeu preferir que l’empleat no tingui accés a aquestes declaracions si l’empleat sol·licita una còpia del seu fitxer de personal. Atès que aquestes notes es refereixen a la vostra decisió de contractació, s'han de conservar durant un any com a mínim, d'acord amb la normativa deComissió d'Igualtat d'Oportunitats Laborals. No obstant això, no s’han de conservar en un fitxer de personal.
Si teniu intenció de mantenir aquestes notes separades, tingueu precaució a l’hora de prendre notes durant les entrevistes. Per exemple, eviteu escriure notes directament al currículum del sol·licitant, ja que aquest document passarà a formar part del fitxer de personal. Fins i tot si una declaració sembla inofensiva, algunes de les paraules extretes de context podrien ser malinterpretades per l’empleat, sobretot si l’empleat sol·licitava una còpia del seu expedient mentre contemplava un litigi contra la vostra empresa.
Una altra informació del procés de contractació que s’hauria de separar del fitxer de personal inclou els resultats de qualsevol comprovació d’antecedents o de referència, els resultats de qualsevol prova d’habilitats o aptituds i el formulari I-9 de l’empleat.
Notes disciplinàries
Alguns registres d’accions disciplinàries, com ara les advertències als empleats, s’han d’incloure als fitxers de personal. Tanmateix, la documentació relacionada o de suport es pot emmagatzemar per separat. Com a norma general, si el document es compartia amb l’empleat, hauria de figurar al fitxer de personal. Si no, s’ha d’emmagatzemar per separat. Un exemple de document per excloure seria una acusació o declaració de testimoni presa com a part d’una investigació de mala conducta.
Per exemple, Carol acusa Walter deassetjament sexuali proporciona una declaració escrita afirmant que Walter ha repetit bromes sense gust diverses vegades. Preneu declaracions de testimonis i, finalment, feu una advertència per escrit a Walter. Una còpia d’aquest avís s’hauria de col·locar al fitxer del personal de Walter, però no hauríeu d’incloure una còpia de l’acusació de Carol, ni tampoc incloeu còpies de les declaracions dels testimonis a l’arxiu de Walter.
Depenent de qui tingui accés als fitxers, és possible que ni tan sols vulgueu una còpia de l'acusació de Carol al seu fitxer de personal. Si més tard Carol sol·licita una promoció i el gerent de contractació veu que va presentar la denúncia, el pessebre podria considerar indegudament aquest document a la decisió de contractació. Encara que no es produeixi tal impropia, però Carol síno seleccionat per a la promoció,és possible que el responsable de contractació hagi de demostrar que no va considerar l'activitat protegida de Carol a la decisió de promoció. Mantenir aquests registres separats i confidencials pot evitar aquests problemes.
Què haurien de veure els empleats?
Els empleats poden sol·licitar accés (o fins i tot còpies) dels seus fitxers de personal. De fet, molts estats han adoptat lleis que obliguen els empresaris a atendre aquestes peticions. Fins i tot si el vostre estat no disposa d'aquesta llei, és probable que un empleat que s'enfronti a accions disciplinàries o que consideri una reclamació legal sol·liciti l'accés al seu fitxer de personal. És possible que vulgueu tenir-ho en compte a l’hora de decidir si voleu col·locar o no un document concret al fitxer de personal d’un empleat.
Podríeu utilitzar més ajuda per desenvolupar les vostres habilitats directives? Uniu-vos a Gastromium de forma gratuïta avui mateix. Com a membre, rebreu informació sobre lideratge, consells professionals i consells sobre la cerca de feina directament a la safata d'entrada. Deixeu-nos treure part del pes de les espatlles.
Edwin J. Zalewski és editor associat ambJ.J. Keller i Associats, una organització especialitzada en qüestions legals sobre recursos humans i llocs de treball.
Avís legal: Cap de les informacions que es proporcionen aquí constitueixen assessorament legal en nom de Gastromium.